Weetjes Last updated: 2021-11-04

Iedere wagen die je bestelt moet in Omnisoft gecreëerd worden: klik “nieuw dossier” + ingeven dialognummer en LCDV volstaat, de rest gaat automatisch.
Een bestelbon (Bonpedido met daarin het dialognummer vermeld) wordt bij het opladen automatisch verwerkt.
- Is er al een dossier met dat dialognummer (stock, voorbestelling) dan wordt het eraan toegevoegd samen met alle gegevens van de bon.
- Pas op het gaat hier om de originele Bonpedido, de ondertekende bestelbon wordt via opladen bestanden aan het dossier toegevoegd.
- Betreft het een nieuw dialognummer dan wordt er een nieuw dossier aangemaakt.
  - Via Acrobat Reader (gratis versie) kun je via de knop opmerkingen het dialognummer invullen voor je de pdf opslaat. Allwin voorziet
    het dialognummer meer en meer zelf.
Een bestelbon die werd opgeladen zonder dialognummer kan niet automatisch worden toegevoegd aan een bestaand dossier (stockwagen of voorbestelling). Het systeem zal een dossier aanmaken met alle gegevens van de bestelbon doch zonder dialognummer. Je kunt dit manueel invullen door het dossier op te halen via naam klant zodra er een dialognummer is. Er is een overzicht van de dossiers zonder dialognummer. Deze dossiers gaan meestal over verkochte “te bestellen” wagens.
Alle documenten die worden opgeladen over de dossiers heen (Bonpedido, aankoopfactuur, verkoopfactuur, vignet, GVA) worden automatisch aan het dossier toegevoegd indien er een dialognummer aanwezig was. De verkoopfactuur vergt een éénmalige betalende prestatie om te kunnen inlezen tenzij de lay-out identiek is aan die van ons.
DT31 en DS12 kun je opladen, je hoeft dit dus niet manueel te doen (alhoewel dit wel eenvoudig kan). Heb je vandaag 50 wagens moeten bestellen dan maak je 50 dossiers aan met dialognummer en LCDV in Omnisoft. ’s Anderendaags kun je uit Madac alle DS12 en DT31 opladen. De bestelde wagens krijgen een DT31 en als er geleverde waren dan wordt dat mee aangevuld in het betrokken dossier.
Een stockvoertuig is een dossier zonder DT31
Indien de dossiers opgebouwd worden in de logische volgorde dan beschik je over de maximale automatisatie zonder dat je ergens moet op letten:
- Bestellen wagen + ingeven dialognummer + LCDV
- Opladen bestelbon
- Opladen aankoopfactuur, verkoopfactuur, gva, vignet mogen daarna in gelijk welke volgorde.
Indien de volgorde niet wordt gerespecteerd dan moet het dossier opgevolgd worden. Er moet daarom dagelijks gekeken worden naar de lijst met dossiers zonder dialognummer.
- Het opladen van de aankoopfacturen voor er een wagen werd besteld of verkocht kan in feite niet! Pas daarmee op bij de opstart waar dit in feite
  wel mogelijk is aangezien de AKF al aanwezig is terwijl de wagen mogelijks nog niet in Omnisoft werd gestoken.
Om je premietegoeden of verschillen na te zien moet je het bestand uit Essor opladen. Alleen op dat moment zijn alle premietegoeden volgens PSA à jour. Dossiers wijzigen van kleur in functie van de premieverschillen (teveel terugbetaald, te weinig, ok). De laatste tijd betalen ze op heel wat dossiers teveel, shhtt!
Verschillende mensen helpen het systeem aanvullen naar eigen wens:
- Verkopers kunnen hun Bonpedido opladen en de promoties en opvolging invullen (de essentiële vakken zijn een verplicht veld).
  - Dit bespaard heel wat werk voor de verkoop administratie
  - Dit voorkomt fouten want na de verkoop weet de verkoper nog perfect waar het over ging en kan hij ook opmerkingen of zo invullen
- Verkopers kunnen zelf hun dossier raadplegen.
  - Dit ontlast de verkoopadministratie enorm aangezien die anders altijd moeten klaar staan om alles te beantwoorden
  - De lagere werkdruk en de haalbare tijdswinst zijn niet gering.
- Agenten kunnen dit ook:
  - Hiervoor is er wel een extra licentie nodig per agent maar met een goede agent win je dat zo terug, de kleine of niet gestructureerde
    agenten kunnen hun Bonpedido bezorgen.
  - Iedere agent die ermee werkt kan zijn eigen dossier opvolgen zonder telkens te moeten bellen.
  - De lagere werkdruk en de haalbare tijdswinst zijn niet gering
- Iemand die de wagens in ontvangst neemt moet alleen eens aangetoond worden waar hij dat moet aanvinken in Omnisoft.
  - Wagen binnen kan een mail of agendapunt genereren voor magazijn (check op accessoires) of anderen.
  - De transportdocumenten of andere kunnen ingelezen worden door dezelfde persoon (of iemand anders) zodat niet alle werk bij 1 persoon
    terecht komt.
- Zaakvoerders kunnen te allen tijde alle dossiers raadplegen en ieder dossier is allesomvattend! Dit kan ook bij multi sites.